I 6 consigli tech per gestire meglio il nostro tempo in smart working

Lo smart working ha rivoluzionato il lavoro di milioni di persone in tutto il mondo. Per capire la portata di questa rivoluzione basta dare uno sguardo ai numeri: secondo una ricerca pubblicata da Microsoft, a causa dell’emergenza sanitaria, la percentuale di imprese in Italia che ha adottato il lavoro flessibile è salita dal 15% del 2019 al 77% del 2020. 

Con l’esplosione della pandemia di Covid-19 gli uffici, le sale riunioni e gli open space sono stati sostituiti dalle mura di casa, dalle app di videoconferenza e dal lavoro in solitudine. I cambiamenti più importanti hanno riguardato però il modo di gestire il nostro tempo, di preparare un progetto, di portare avanti la routine lavorativa. 

Dei vantaggi dello smart working si parla molto, spesso però si tace sulle difficoltà che questo nuovo modo di lavorare può comportare. Organizzarsi bene è infatti diventato fondamentale. Se non ci si riesce, il rischio è quello di cadere nell’overworking, aumentando lo stress e compromettendo la produttività. 

Non c’è bisogno di utilizzare chissà quali artifici o di spendere cifre importanti per cercare di lavorare meglio. La tecnologia ci fornisce una miriade di opzioni low-cost e facili da usare per gestire il nostro flusso di lavoro, rendendolo più semplice e meno gravoso. In questo contesto, otto professionisti dello Young Entrepreneur Council (YEC), un’organizzazione composta dagli imprenditori di maggior successo al mondo con un’età pari o inferiore a 45 anni, hanno fornito a Forbes alcuni consigli su trucchi e gadget tecnologici, da loro collaudati, per migliorare in maniera significativa l’efficienza e la qualità della vita dei lavoratori. Si parte dall’utilizzo di semplici app e degli assistenti vocali per arrivare fino all’intelligenza artificiale. L’importante è che tutti questi strumenti vengano implementati per migliorare la nostra quotidianità. 

Sfruttare il calendario

Chi di noi, sullo smartphone o sul pc, non ha “Calendario”. Spesso sono gli stessi produttori a farci trovare l'app di default senza bisogno che nessuno si preoccupi di scaricarla dagli store. Ebbene, la stragrande maggioranza delle persone utilizza questo gadget solo per sapere che giorno è, senza sfruttarne le potenzialità. In realtà i calendari possono essere uno strumento molto utile per organizzare la routine lavorativa. Si possono inserire le date di eventi o appuntamenti, immettere promemoria, segnalare attività. Il tutto può essere accompagnato da notifiche che ci fanno sapere cosa dobbiamo fare e quando. Usare queste app ci permette di organizzare minuto per minuto il nostro lavoro, scaricando su un gadget tecnologico l'incombenza di ricordare date e orari. 

Usare le estensioni del browser 

Da anni ormai il web mette a disposizione diverse estensioni che forniscono funzionalità non incluse dagli sviluppatori originali del browser che utilizziamo. I professionisti di YEC consigliano di usare quelle che consentono di navigare in totale sicurezza, segnalare con una notifica il momento in cui qualcuno riceve una nostra e-mail, correggere automaticamente grammatica, ortografia e stile di scrittura. Utili anche le estensioni che consentono di impaginare le pagine clickbait in una singola schermata e gestire le nostre password. Lavoreremo meglio e più velocemente.

Gestire i dati con l’intelligenza artificiale 

Molti professionisti per lavorare hanno bisogno di visionare e gestire un’enorme mole di dati. Nel marketing, per esempio, è necessario avere sempre sott’occhio la Seo, i click, i backlink, le impression. Calcolare manualmente tutti questi dati, oltre che quasi impossibile, è un incredibile spreco di tempo. Per questo motivo il consiglio è quello di “rivolgersi” all’intelligenza artificiale. Grazie ad essa riusciremo ad avere un rapporto completo in pochissimi minuti, analizzando i dati e prendendo decisioni più accurate. 

Farsi aiutare da un’assistente vocale 

Gli assistenti vocali sono sempre più diffusi nelle nostre case. Che si tratti di Alexa o di Google Home è possibile collegare i dispositivi ai propri software di gestione per semplificare il lavoro e chiedere all’assistente di aggiungere una voce alla propria lista di cose da fare o annotare un pensiero che ci viene in mente. “È così bello sapere che quelle idee non si perdono anche se sono nel bel mezzo di un lavoro diverso o lontano dalla mia scrivania. Mi aiuta a liberare la mente da quella incombenza e passare rapidamente a ciò che stavo cercando di realizzare”, sottolinea Monica Snyder di Birdsong. 

Parola d’ordine: integrazione 

Gli esperti consigliano di usare strumenti di project management che consentano di gestire diverse funzionalità contemporaneamente, accompagnandoci nella progettazione di un piano, aiutandoci a gestire il tempo, i dati, ma anche la comunicazione tra i vari membri di un team. Su Forbes, si parla per esempio di ClickUp, un applicativo che, attraverso le Api, si integra con Slack, Google Drive, Dropbox e via dicendo, migliorando la produttività. Un’altra app consigliata è Notion, uno strumento che permette di creare elenchi, fogli di calcolo, tabelle, database e molto altro. Da tenere in considerazione anche Monday.com, una piattaforma web e un'app mobile basata sul cloud utilizzata da oltre 100mila organizzazioni. Il suo scopo è quello di gestire progetti e scadenze e di migliorare la collaborazione tra i membri di un team, seguendo lo sviluppo di un progetto da remoto e in tempo reale. Può essere inoltre integrata con una vasta gamma di app e software e può essere utilizzata anche per acquisire contatti e interfacciarsi direttamente con i clienti. 

Occhio alle e-mail 

A chi non è mai capitato di perdersi una e-mail importante perché la propria casella di posta elettronica era sommersa di newsletter, promozioni e abbonamenti mai richiesti? Ebbene su internet ci sono vari strumenti che ci aiutano a ripulire la nostra “posta in arrivo”, aiutandoci a individuare subito i messaggi importanti per il nostro lavoro. Nessuna perdita di tempo e nessun bisogno di cancellare a una a una le e-mail indesiderate.